Odstavec předpisu 645/2004 Sb.
Vyhláška Ministerstva vnitra č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
§ 6
§ 6
Evidenční listy Národního archivního dědictví
(1) Všechny archiválie se evidují na evidenčních listech.
(2) Evidenční listy vedené v základní evidenci v listinné podobě se opatří
podpisem zpracovatele evidenčního listu a ředitele archivu nebo statutárního zástupce
kulturně vědecké instituce. U archiválií, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně
vědecké instituce se opatří podpisem vlastníka nebo držitele. Je-li vlastníkem nebo
držitelem evidovaných archiválií právnická osoba, je nutný podpis fyzické osoby,
která je oprávněna za právnickou osobu jednat. U archiválií náležejících do péče
archivu nebo kulturně vědecké instituce se evidenční list opatří i otiskem razítka
příslušného archivu nebo kulturně vědecké instituce.
(3) Evidenční list vždy obsahuje
a) číslo archivu nebo kulturně vědecké instituce z číselníku archivů, který
archivní soubor vede ve své základní evidenci; neuvádí se u archiválií uvedených
v písmenu b),
b) číslo z číselníku archivů, pod kterým jsou evidovány archiválie, které
nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce, v příslušném archivu,
c) údaje o vlastnících nebo držitelích archiválií podle § 18 odst. 3 zákona,
jde-li o archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
d) číslo evidenčního listu, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu
nebo kulturně vědecké instituci,
e) název archivního souboru,
f) evidenční status archivního souboru, vyjadřující vztah archivu nebo
kulturně vědecké instituce, která vede archivní soubor v základní evidenci, k evidovaným
archiváliím,
g) časový rozsah archiválií archivního souboru, a to způsobem uvedeným
v § 4 odst. 1 písm. i),
h) datum, kdy byl evidenční list vyplněn a podepsán, popřípadě datum poslední
změny na evidenčním listu,
i) údaje o přístupnosti archivního souboru pro nahlížení podle § 34, 37
a § 38 odst. 1 až 3 zákona,
j) u archiválií v analogové podobě metráž archivního souboru, a to způsobem
uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),
k) u archiválií v digitální podobě jejich velikost v bytech, a to v členění
uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),
l) stav zachování archivního souboru v rozsahu úplnost, fyzický stav, u
poškozených archivních souborů i charakter poškození,
m) číslo skupiny tematické evidence a tematický popis archivního souboru,
kde skupiny tematické evidence jsou obecné, významově nadřazené pojmy shrnující společné
znaky určitého typu archivních souborů,
n) místo vzniku a místo uložení archivního souboru,
o) evidenční jednotky archivního souboru podle § 4 odst. 1 písm. l),
p) archivní pomůcky archivního souboru podle § 7 odst. 2 písm. b), f),
h) a i),
q) údaje o tom, zda archivní soubor obsahuje archivní kulturní památku
nebo národní kulturní památku, podle § 10 odst. 4,
r) označení původce archivního souboru v původním jazyce, starší nebo jiné
názvy původce s dobou, po kterou byl název užíván, a další údaje podle § 18 odst.
3 zákona,
s) přírůstky a úbytky archivního souboru, kde se uvádí
1. všechny vnější
změny, v jejichž důsledku došlo ke změnám v popisovaném archivním souboru, a to v
rozsahu: číslo vnější změny, datum vnější změny a číslo jednací nebo jiná jednoznačná
identifikace dokumentu týkající se vnější změny,
2. všechny vnitřní změny, a to v
rozsahu: popis vnitřní změny a datum vnitřní změny,
3. v případě evidence podle §
3 odst. 4 se uvádí ákladní popis přírůstku nebo úbytku, a to v rozsahu: charakteristika
typu vnitřní změny nebo důvody vnější změny, metráž přírůstku nebo úbytku podle §
4 odst. 1 písm. j) a evidenční jednotky přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm.
l),
4. údaj o převzetí archivního souboru do archivu nebo kulturně vědecké instituce
v případě, nejsou-li předchozí údaje známé,
t) údaje o výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení,
u) údaje o archiváliích náležejících do archivního souboru, uložených v
jiných archivech nebo jiných kulturně vědeckých institucích nebo uložené mimo archivy
a kulturně vědecké instituce,
v) údaje o literatuře o archivním souboru pojednávající o obsahu a dějinách
archivního souboru a edice z archivního souboru,
w) informace o opatřeních podle § 27 a 32 zákona, jde-li o archivní soubory,
které nejsou uloženy ve veřejném archivu,
x) údaje podle § 18 odst. 3 zákona, datum uložení archiválií do archivu
a údaje o případném omezení přístupnosti archivního souboru vyplývající ze smlouvy
o úschově, jde-li o archivní soubory uložené v archivu na základě smlouvy o úschově,
y) údaje podle § 18 odst. 3 zákona a datum uzavření smlouvy, jde-li o archivní
soubory uložené na základě smlouvy mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci,
která archiválie vede v základní evidenci,
z) datum předání a místo uložení předaného archivního souboru a další údaje
podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archivní soubory fyzicky předané vlastníkům.
(4) Evidenční list vždy dále obsahuje
a) jméno zpracovatele evidenčního listu,
b) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,
c) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena,
d) údaje o nedohledaných archiváliích a nedobytných zapůjčených archiváliích.
(5) Evidenční listy v listinné podobě, které nejsou tiskovým výstupem z evidence
vedené v digitální podobě, se vyplňují hůlkovým písmem perem nebo na psacím stroji
tak, aby byla zachována čitelnost údajů již neplatných; pokud zaznamenávané změny
znesnadní čitelnost evidenčního listu, příslušný evidenční list se vyřadí a nahradí
se novým.
(6) Evidenční listy v listinné podobě, které jsou tiskovým výstupem z evidence
vedené v digitální podobě, se vyřazují a nahrazují jejich aktuálním zněním při jakékoliv
změně v evidenčním listu.
(7) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě se označí škrtnutím přes celou
plochu formuláře s datem vyřazení a podpisem zpracovatele nového evidenčního listu.
(8) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě zůstávají ve spisovně archivu
nebo kulturně vědecké instituce a ukládají se do spisu o archivním souboru.