Odstavec předpisu 645/2004 Sb.
Vyhláška Ministerstva vnitra č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
§ 1

(1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen "základní evidence") se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen "systém evidence archiválií"), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace⁴⁾, v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.

(2) Druhotná evidence Národního archivního dědictví (dále jen "druhotná evidence") se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií. Archivy, které vedou druhotnou evidenci, převádějí údaje ze základní evidence dodané v listinné podobě do digitální podoby.

(3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví (dále jen "ústřední evidence") se vede vždy v digitální podobě v systému evidence archiválií.

(4) Základní, druhotná a ústřední evidence se aktualizují průběžně, není-li dále stanoveno jinak.

(5) Základní evidence archiválií, které nenáleží do péče kulturně vědeckých institucí a archivů, se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna následujícího kalendářního roku.